Sama umiejętność wybrania numeru to jeszcze nie wszystko. Żeby skutecznie załatwić coś przez telefon trzeba jeszcze przełamać nieśmiałość czy lęk i nawiązać kontakt z drugim człowiekiem. Poniżej kilka wskazówek dotyczących tego jak sobie z tym poradzić.
Zauważyłam, że coraz częściej ludzie odczuwają lęk przed dzwonieniem w różne miejsca. Dzięki swoim doświadczeniom związanym z pracą, nauczyłam się radzić sobie z takimi sytuacjami. Dlatego też dzielę się dzisiaj kilkoma wskazówkami dotyczącymi tego jak sobie ułatwić prowadzenie rozmów telefonicznych.
- Opracuj scenariusz rozmowy - jeżeli wiesz gdzie, po co i do kogo dzwonisz, to najgorsze za Tobą. Rozpisz sobie na kartce to, czego chcesz się dowiedzieć oraz jaki jest cel Twojej rozmowy. Dzięki temu będziesz konkretna i osoba po drugiej stronie szybciej Ci pomoże. A całość odbędzie się sprawnie i prawdopodobnie w przyjemnej atmosferze.
- Zachowaj kulturę osobistą. Przedstaw się i powiedz skąd/w jakiej sprawie dzwonisz. Dzięki temu robisz wrażenie człowieka dorosłego, pewnego siebie i niepozbawionego dobrego wychowania. Jest spora szansa, że osoba po drugiej stronie będzie bardziej skłonna Ci pomóc po tak dobrym wstępie.
- Używaj dużo proszę, przepraszam i dziękuję. Ta zasada sprawdza się nie tylko w rozmowach przez telefon. Lepiej wypowiedzieć te trzy magiczne słowa o raz za dużo niż o raz za mało. Grzeczne traktowanie drugiej strony może się bardzo opłacić.
- Warto poprosić rozmówcę o imię i nazwisko. Dzięki temu taka osoba nie czuje się anonimowa, a co za tym idzie bierze większą odpowiedzialność za swoje emocje i treść przekazu.
- Nic nie poradzisz na negatywne emocje. Jedyna słuszna reakcja na złość, frustrację czy irytację po drugiej stronie słuchawki to stoicki spokój. Albo zarazisz nim rozmówcę i załatwisz sprawę albo rozjuszysz go jeszcze bardziej. Nie przejmuj się tym - to ta osoba ma problem.
- Istnieje też techniczna możliwość nagrywania rozmów, czego zalety są zapewne oczywiste. Pamiętaj jedynie, że musisz o fakcie nagrywania poinformować rozmówcę. Takie mamy prawo!
Dla zainteresowanych, wersja vlogowa: